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Steuern & Koordinieren der zentralen HR-Aufgaben

Eine falsche Gehaltsabrechnung oder Überstunden wegen schlechter Planung? Kaum etwas sorgt für mehr Unmut im Unternehmen. Im HR muss einfach alles passen – denn unsere Arbeit betrifft die gesamte Belegschaft.
Dabei sind die Aufgaben so vielseitig wie komplex: Stammdatenmanagement, eine clevere Personalplanung, Vergütung, Zusatzleistungen sowie Gehaltsabrechnungen und Zeitwirtschaft … Personaler:innen hatten noch nie so viel zu tun – wir helfen ihnen dabei, ihre Ziele zu erreichen.

Wir besprechen Bedarf und Anforderungen
Wir führen SAP-Technologie ein – Rundum-Support ist für uns selbstverständlich
Wir kennen die aktuellen HR-Themen und sorgen für Austausch auf Augenhöhe
Wir wissen, was state-of-the-art ist – und kennen die Meinung von SAP dazu
Wenn die richtigen Kolleg:innen (noch) fehlen, springen wir ein

t.serv ist dein Partner für zentrale HR-Aufgaben:

Stammdatenmanagement

Daten bilden die Basis unserer Arbeit: Nur, wer seine Stammdaten ordnungsgemäß verwaltet und pflegt, verfügt über alle wichtigen Mitarbeitenden-Informationen. So lassen sich fundierte Entscheidungen treffen und die Bedürfnisse des gesamten Teams berücksichtigen.

In 5 Schritten zum Stammdaten-Profi

Erfassung: Im ersten Schritt werden alle relevanten Daten der Mitarbeitenden und anderer Personalressourcen erfasst.
Aktualisierung: Nur, wenn deine Stammdaten regelmäßig aktualisiert werden, kannst du dir sicher sein, dass alle Infos korrekt und relevant sind.
Sicherheit und Datenschutz: Stammdaten enthalten sensible, persönliche Informationen der Belegschaft. Um deren Schutz und Vertraulichkeit zu garantieren, sind geeignete Sicherheitsmaßnahmen ein Muss! Dau zählen der Zugriffschutz, die Datenverschlüsselung sowie die Einhaltung aller Datenschutzgesetze.
Integration: Stammdaten aus dem HR müssen häufig auch mit anderen Systemen im Unternehmen kompatibel sein – zum Beispiel mit der Buchhaltung, dem E-Mail-System oder der Zeitwirtschaft. Nur durch eine nahtlose Integration in alle Systeme sind deine Daten jederzeit und überall verfügbar.
Qualitätsmanagement: Stammdaten sind nur bei hoher Qualität wirklich wertvoll. Darum ist es wichtig, geeignete Qualitätsmanagementprozesse einzuführen – etwa Validierungsregeln, Dublettenprüfung und die regelmäßige Datenbereinigung.

Compensation & Benefits

Vergütung und Zusatzleistungen

Gute Arbeit verdient eine entsprechende Gegenleistung. Das müssen nicht alleine finanzielle Entgelte sein – auch zusätzliche Leistungen können deine Mitarbeitenden glücklich machen. Wenn Compensation und Benefits stimmen, steigert das die Bindung und Motivation deiner Belegschaft.
Das richtige Paket bietet sowohl finanzielle Sicherheit als auch zusätzliche Anreize. Es zieht Talente an und bindet sie langfristig an dein Unternehmen. Zudem steigert es die Motivation und Produktivität und stärkt dein Image als attraktiven Arbeitgeber.
Mit Vergütung sind alle Formen finanzieller Belohnungen gemeint, die Mitarbeitende für ihre Arbeit bekommen. Dazu zählt das Grundgehalt, Boni, Provisionen, Zulagen, Prämieren und weitere monetäre Anreize. Wie hoch die Vergütung ausfällt, hängt von verschiedenen Faktoren ab, etwa der Erfahrung, den Fähigkeiten, der Leistung des Bewerbenden. Aber auch die aktuelle Marktnachfrage kann darüber bestimmen, wie hoch die Vergütung ausfällt.
Zusatzleistung meinen alle nicht-monetären Leistungen, die du Mitarbeitenden on top anbieten kannst. Diese Benefits steigern die Attraktivität des Arbeitsplatzes, fördern die Bindung zum Unternehmen und das Wohlbefinden des Mitarbeitenden. Typische Zusatzleistungen sind:

Kranken- und andere Versicherungen, z.B. Lebensversicherung oder Unfallversicherung
Altersvorsorgepläne oder betriebliche Altersvorsorge
zusätzliche Urlaubstage
flexible Arbeitszeiten und Home-Office-Optionen
Beteiligungsprogramme wie Aktienoptionen
Betriebliche Gesundheitsförderung wie Fitnessstudio-Mitgliedschaften oder Gesundheitsvorsorgeuntersuchungen
Vergünstigungen für Mitarbeitende, z.B. für Produkte oder Dienstleistungen des eigenen Unternehmens
Weiterbildungs- und Entwicklungschancen

Payroll

Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess

Für das Personalwesen ist eine fehlerfreie Gehaltsabrechnung kein Nice-to-have, sondern ein Must-have. Denn sie trägt maßgeblich zur Stimmung im Unternehmen bei. Die Payroll verwaltet und berechnet die Entgelte, die den Mitarbeitenden im Unternehmen zustehen. Dazu zählen neben den Grundgehältern auch alle Zusatzzahlungen wie Boni, Überstunden, Urlaubs- oder Krankheitsausgleich, aber auch Abzüge wie Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge.
Nenn uns nerdig – aber wir brennen für korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse. Ob eigene Erstellung oder Support unserer Kund:innen im Prozess: Monatlich verantworten wir über 50.000 Abrechnungen. Vielleicht bald auch deine?

Personalkostenplanung

Mit der Personalkostenplanung kann HR die erwarteten Kosten für die Belegschaft innerhalb eines bestimmten Zeitraums prognostizieren und verwalten. Dabei werden alle Kosten rund um den Mitarbeitenden berücksichtigt – vom Gehalt über Zusatzleistungen bis zu den Sozialabgaben.
Eine gute Personalkostenplanung ist essenziell für die finanzielle Stabilität und den langfristigen Erfolg des Unternehmens. Außerdem hilft sie dabei, finanzielle Ressourcen optimal zu nutzen, die Rentabilität zu steigern und sicherzustellen, dass mit dem bestehenden Team alle Geschäftsziele realisierbar sind.

In 5 Schritten zum Planungs-Profi

Bedarfsanalyse
Wie viele Ressourcen werden benötigt? Welche Qualifikationen und Fähigkeiten braucht mein Unternehmen? Diese Fragen lassen sich mit einer Bedarfsanalyse beantworten. Sie hilft dir dabei, das Arbeitsvolumen zu bewerten, Produktionsziele zu analysieren und Veränderungen in der Geschäftstätigkeit zu erkennen.
Gehalts- und Vergütungsstruktur
Mit der Personalkostenplanung werden Gehaltsstrukturen und Vergütungspakete für unterschiedliche Positionen und Teams festgelegt. Die Basis dafür bilden Marktdaten, Branchenstandards, Unternehmensrichtlinien und nicht zuletzt individuelle Leistungen.
Budgetierung
Nachdem der Bedarf analysiert und Gehaltsstrukturen definiert wurden, wird das Budget im Rahmen der Personalkosten für den geplanten Zeitraum festgelegt. Dieses berücksichtigt Gehälter, Boni, Zusatzleistungen, Sozialabgaben, Weiterbildungskosten und weitere Ausgaben rund um die Beschäftigten.
Risikomanagement
Hast du alle potenziellen Risiken und Unsicherheiten im Blick, die sich auf deine Personalkosten auswirken können? Das können zum Beispiel Schwankungen in der Arbeitsnachfrage, Veränderungen bei den Gesetzen oder auch unvorhersehbare Ereignisse wie die Corona-Pandemie sein.
Controlling und Überwachung
Dein Budget will nicht nur festgelegt, sondern auch kontinuierlich überwacht werden. Deckt dieses die tatsächlichen Personalkosten? Durch smartes Controlling kannst du Abweichungen schnell identifizieren, rechtzeitig eingreifen und – wenn nötig – Anpassungen vornehmen.

Zeitwirtschaft

In der Zeitwirtschaft werden die Arbeitszeiten deiner Belegschaft verwaltet und organisiert. Dazu gehört das monitoren von Anwesenheiten, Pausen, Urlaubszeiten, Überstunden und weiteren arbeitsbezogenen Aktivitäten. Die Zeitwirtschaft ist dein Tool, um Arbeitszeiten effizient zu gestalten, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen und die Produktivität deines Teams zu erhöhen.

Hier die größten Vorteile einer effektiven Zeitwirtschaft:

Genaue Arbeitszeiterfassung
Ob mit Stempeluhr, Software oder digitale App: Nur wenn die Arbeitszeit deiner Mitarbeitenden genau erfasst und dokumentiert ist, kannst du Gehälter korrekt abrechnen, Überstunden berechnen und die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften sicherstellen.
Effizienzsteigerung
Wo wird ineffizient gearbeitet? Wo ergeben sich mögliche Engpässe? Durch die genaue Analyse der Arbeitszeiten lassen sich Trends und Muster ableiten und passende Maßnahmen ergreifen.
Ressourcenplanung
Mit einer effektiven Zeitwirtschaft stellst du sicher, dass du über genügend Ressourcen verfügst, um alle Arbeitsanforderungen bewältigen zu können. Sie hilft dir außerdem bei der Planung und Zuweisung der Arbeitskräfte. Das ist besonders relevant für Branchen, die saisonalen Schwankungen oder unregelmäßigen Arbeitsmustern unterliegen.
Compliance
Arbeitszeiten, Pausenregelungen, Überstundenvergütung, Urlaubsansprüche – die Zeitwirtschaft hilft dir, gesetzliche Vorschriften und arbeitsrechtliche Bestimmungen einzuhalten. Wenn Arbeitszeiten korrekt erfasst werden, minimiert das Verstöße gegen das Arbeitsgesetz und rechtliche Konsequenzen.
Zufriedene Belegschaft
Wenn deine Mitarbeitenden das Gefühl haben, dass ihre Arbeitszeiten korrekt erfasst und Pausen, Überstunden und Urlaub respektiert werden, erhöht das die Zufriedenheit im Unternehmen enorm.