UPM lagert Payroll und Zeitwirtschaft an t.serv aus.

• Effiziente Einbindung der Payroll- und Zeitwirtschaftsprozesse mit dem UPM-eigenen globalen HR Service Center in Krakau, in dem administrative Aufgaben wie Stammdatenpflege, gebündelt sind
• Übertragung der im Rechnungswesen
  und im Business Controlling
  benötigten Payroll- und Zeitwirtschaftsdaten aus SAP HCM direkt in die dort genutzte SAP-ERP-Finanzanwendung
• Einhalten der Compliance-Richtlinien von UPM – sie bilden einen zentralen Baustein in der Geschäftsstrategie des Konzerns

Die Wahl fiel auf die t.serv AG aus Plattling in Niederbayern, die die Anforderungen von UPM am besten erfüllte. Der HR-Komplettdienstleister überzeugte durch seine hohe Kompetenz in Bezug auf die Personalabrechnung und die Zeitwirtschaft mit SAP HCM als bewährter Standardlösung und sein umfassendes Serviceportfolio. Ausschlaggebend war außerdem, dass t.serv die UPM-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter übernahm, die bisher für Payroll und Zeitwirtschaft zuständig waren und daher mit den Besonderheiten jedes Standortes bestens vertraut sind. „Das war ein wichtiger Aspekt, denn so war von Beginn an sichergestellt, dass wertvolles Know-how erhalten bleibt und nicht eigens mit hohem Aufwand aufgebaut werden muss“, erklärt Gabriele Scheumann.

HR HAT MEHR ZEIT FÜR KERNAUFGABEN

Durch das HR Business Process Outsourcing an t.serv profitiert die HR-Abteilung bei UPM in vielerlei Hinsicht. Sie wird entlastet und hat so mehr Raum für strategische und wertschöpfende HR-Aufgaben wie die Optimierung der globalen Payroll-Services für die Gesellschaften von UPM Communication Papers oder die Harmonisierung der Payroll- und Zeitwirtschaftsprozesse für alle UPM-Standorte in Deutschland und Österreich.

„In Bezug auf die Payrollprozesse sind wir auf diesem Weg bereits ein großes Stück vorangekommen“, so Gabriele Scheumann.

Mit einer zentralen Organisation stellt t.serv sicher, dass jeder Beschäftigte eine fehlerfreie Abrechnung erhält, bei strikter Einhaltung der gesetzlichen und tariflichen Bestimmungen und der jeweiligen Betriebsvereinbarungen, und die Auszahlung fristgerecht erfolgt.

Dabei ist die Verfügbarkeit der HR-Services stets garantiert. Unabhängig vom UPM-Standort werden Fragen zur Abrechnung und zur Zeitwirtschaft aber auch in Bezug auf die IT durch entsprechend ausgebildete HR-Spezialisten zeitnah, zuverlässig und in hoher Qualität beantwortet.

Fällt ein Mitarbeiter aus, sorgt t.serv umgehend dafür, dass eine gleichwertige Vertretung bereitsteht.

Der Full-Service-Provider kümmert sich darüber hinaus um die effiziente Einbindung der Payroll- und Zeitwirtschaftsprozesse mit dem UPM-eigenen globalen HR Service Center in Krakau, das der Papierhersteller parallel zum BPO-Projekt aufgebaut hat und in dem administrative HR-Tätigkeiten gebündelt sind: zum Beispiel die Anlage und Pflege von Personalstammdaten, die Prozesse bei Rekrutierung und Einstellung oder die Planung von Weiterbildungsmaßnahmen.

Zu guter Letzt überträgt t.serv bei UPM im Rechnungswesen und im Business Controlling benötigte Payroll- und Zeitwirtschaftsdaten aus SAP HCM direkt in die dort genutzte SAP-ERP-Finanzanwendung.

COMPLIANCE AUCH BEIM HR BPO EIN MUSS

Im Rahmen des BPO muss die Sicherheit und die Integrität bei der Verarbeitung und Speicherung sensibler personenbezogener Daten garantiert sein, was t.serv auch dank einer Zertifizierung nach dem internationalen Prüfungsstandard ISAE 3402 gewährleistet.

Auch die Compliance-Richtlinien von UPM – sie bilden einen zentralen Baustein in der Geschäftsstrategie des Konzerns – werden eingehalten. Das reicht bis hin zur Risikominimierung bei der Datenbearbeitung durch ein „Segregation- of-Duties“-Konzept.

Gabriele Scheumann zieht ein positives Fazit: „Mit t.serv verbindet uns eine vertrauensvolle Outsourcing-Partnerschaft im HR-Bereich, durch die wir den nötigen Freiraum für wichtige Kernaufgaben erhalten.“ In einem nächsten Schritt soll die Zeitwirtschaft weiter harmonisiert und die Prozesse zwischen Deutschland und Österreich angepasst werden.