Digitale Entgeltabrechnungen: Was das Urteil des Bundes-arbeitsgerichts für Unternehmen bedeutet

Die Digitalisierung verändert viele Bereiche der Arbeitswelt – so auch die Art und Weise, wie Entgeltabrechnungen bereitgestellt werden. Ein aktuelles Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) sorgt nun für Klarheit, wie Unternehmen ihre Abrechnungen digital zur Verfügung stellen können, ohne die Rechte der Arbeitnehmer zu gefährden.

26.02.2025

Der Fall: Anspruch auf Papier oder digitale Abrechnung?

Im konkreten Fall ging es um eine Verkäuferin, die ihre Entgeltabrechnungen weiterhin in Papierform erhalten wollte. Ihr Arbeitgeber, ein Unternehmen eines Konzernverbunds, hatte beschlossen, ab März 2022 alle Entgeltabrechnungen nur noch digital in einem passwortgeschützten Mitarbeiterpostfach zur Verfügung zu stellen. Dies beruhte auf einer Konzernbetriebsvereinbarung. Doch die Klägerin wollte ihre Abrechnungen weiterhin auf Papier und zog vor Gericht.

Die Entscheidung des Landesarbeitsgerichts

Das Landesarbeitsgericht Niedersachsen entschied zunächst zugunsten der Klägerin. Es war der Ansicht, dass das Einstellen der Entgeltabrechnungen in das digitale Postfach nicht ausreiche, um den Zugang ordnungsgemäß sicherzustellen. Ein digitales Postfach könne nur dann als gültige Empfangsstelle dienen, wenn der Arbeitnehmer es explizit für den Empfang solcher wichtigen Dokumente aktiviert habe.

Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts: Digitalisierung ist zulässig

Das BAG entschied jedoch anders und gab der Beklagten recht. Es stellte klar, dass die Bereitstellung von Entgeltabrechnungen über ein digitales Mitarbeiterpostfach grundsätzlich den Anforderungen des § 108 Abs. 1 GewO entspricht. Der Arbeitgeber muss die Abrechnung lediglich im digitalen Postfach bereitstellen – der Arbeitnehmer muss sie dann aktiv abrufen. Das BAG bestätigte damit, dass es sich um eine Holschuld handelt. Der Arbeitgeber ist nicht dafür verantwortlich, dass der Arbeitnehmer die Abrechnung auch tatsächlich abruft, sondern muss sie nur an einem geeigneten Ort bereitstellen.

Rechte der Arbeitnehmer und Datenschutz

Das BAG betonte, dass Arbeitgeber sicherstellen müssen, dass alle Arbeitnehmer Zugang zu den Entgeltabrechnungen haben – auch jene, die keinen eigenen Zugang zum digitalen Postfach haben. In solchen Fällen muss der Arbeitgeber technische Lösungen wie den Zugang zu Geräten im Betrieb anbieten, um die Dokumente einsehen zu können. Datenschutz steht dabei natürlich an oberster Stelle, und die Entgeltabrechnungen müssen gemäß den Datenschutzbestimmungen sicher bereitgestellt werden.

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Fazit: Der digitale Weg ist geebnet, aber mit Bedacht

Das Urteil des BAG zeigt deutlich, dass die digitale Entgeltabrechnung nicht nur erlaubt, sondern eine praktische Lösung für Unternehmen darstellt. Arbeitgeber können ihre Abrechnungen nun auch ausschließlich digital zur Verfügung stellen, müssen aber darauf achten, dass die Rechte der Arbeitnehmer gewahrt bleiben und der Datenschutz jederzeit eingehalten wird.

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