Hintergrund

In den letzten ein bis zwei Monaten hat es in der Gerüchteküche gewaltig gebrodelt. Seit Anfang November ist sie endlich da: die SAP HCM for S/4HANA On-Premises Edition. Die Frage ist nun: Muss man sofort handeln? Bleibt noch Zeit und wenn ja, wie lange?

Umfang

Schon seit geraumer Zeit ist klar: Die SAP HCM for S/4HANA On-Premises Edition bringt keine Neuerungen. Sie bietet Sicherheit für all die Unternehmen, die noch nicht in die Cloud wechseln wollen oder können, und liefert eine Lösung für alle, die ein SAP HCM gemeinsam mit einer S/4HANA-Lösung der SAP SE auf einem System betreiben möchten. Deshalb ist der eigentliche Lösungsumfang gar nicht so verwunderlich.

Personalmanagement:

• Personaladministration

• Organisationsmanagement

• Arbeitgeber:innenleistungen

• Unternehmensvergütungsmanagement

• Personalkostenplanung und -simulation

• Pensionskasse (DE/CH)

• MSS / ESS (WDA und Fiori)*

Abrechnung:

• Abrechnung

Talentmanagement:

• SAP Learning Solution*

• SAP E-Recruiting

• Talentmanagement und Talententwicklung

• Zielvereinbarung und -beurteilungen

Zeitwirtschaft:

• Zeitwirtschaft

• Einsatzplanung

• Arbeitszeiterfassung (cATS)

Öffentlicher Dienst:

• Budgetplanung und -bewirtschaftung

• Stellenwirtschaft

• Einsatzplanung ÖD

*Ohne JAVA Komponenten

Das Reisekostenmanagement wird in Zukunft nicht mehr Bestandteil der SAP HCM for S/4HANA On-Premises Edition sein, sondern ein Teil der S/4HANA Suite im ERP-Umfeld.

Dieser Lösungsumfang gilt allerdings ausschließlich für die On-Premises-Variante von S/4HANA. In der S/4HANA Cloud ist die SAP HCM for S/4HANA On-Premises Edition nicht vorhanden. Kund:innen, die einen Einsatz der S/4HANA Cloud planen, sollten daher im Vorfeld überlegen, ob sie sofort in Richtung SAP SuccessFactors wechseln möchten. Hier könnte sich eine Hürde in den Anforderungen an die Zeitwirtschaft ergeben, die mit SF Time Tracking ggfs. noch nicht umfänglich abgedeckt werden kann. Eine andere Möglichkeit wäre es, mit der SAP HCM for S/4HANA On-Premises Edition in die Private Cloud Edition der SAP zu wechseln und die Talentmanagement-Prozesse in SAP SuccessFactors abzubilden. Für diese Kund:innen scheint der Aufbau einer eigenen Systemlandschaft für SAP HCM for S/4HANA On-Premises Edition eher weiter weg, da es unlogisch wirkt, die ERP-Prozesse in die Cloud auszulagern und für die HR-Prozesse noch ein eigenes System zu betreiben.

Ich war ziemlich überrascht, dass zum ersten Mal, seitdem ich mit SAP HCM arbeite, Anwendungen verschwinden. Zum Beispiel das Veranstaltungsmanagement oder auch die alte Personalbeschaffung. Nicht dass ich den Anwendungen nachtrauern würde, aber es ist tatsächlich eine neue Entwicklung, dass SAP für HCM Anwendungen nicht mehr nur „nicht mehr unterstützt/supportet“, sondern tatsächlich entfernt. Und das hat natürlich massive Auswirkungen auf Upgrade-Projekte.

Upgrade-Möglichkeiten

Eine Sache ist jetzt besonders wichtig: nicht in Panik verfallen. Wir haben genug Zeit, um die möglichen Umstiegsszenarien ausreichend zu beleuchten. SAP HCM ECC 6.0 bleibt bis Ende 2027 in der normalen Wartung, die auf Wunsch bis 2030 als erweiterte Wartung verlängert werden kann. Unternehmen, die heute das SAP HCM auf einem S/4HANA-System mittels des Compatibility-Pakets betreiben, müssen sich allerdings etwas schneller entscheiden: Das Compatibility-Paket wird Ende 2025 aus der Wartung laufen. Zu diesem Zeitpunkt müssen Kund:innen dann wahlweise zu SAP-SuccessFactors-Lösungen oder aber SAP HCM for S/4HANA On-Premises Edition bzw. in die SAP HCM for S/4HANA Private Cloud Edition wechseln.

Welchen Weg dein Unternehmen geht, ist abhängig von verschiedensten Faktoren:

• Sind wir mit der HCM-Anwendung auf dem ERP-System und planen wir für das ERP-System einen Wechsel zu S/4HANA?

• Nutzen wir das Compatibility-Paket und müssen daher bereits vor Ende 2025 umstellen?

• Haben wir die SAP-Zeitwirtschaft im Einsatz oder ausschließlich die SAP-Gehaltsabrechnung?

• Sind wir glücklich mit unserem HCM-System oder planen wir schon seit längerem ein vollständiges Re-Design der Anwendung, weil sie einfach nicht mehr gut zu warten ist?

• Nutzen wir in SAP HCM Talentmanagement-Anwendungen? Sind sie vielleicht nicht mehr in SAP HCM for S/4HANA enthalten?

• Bestehen wir darauf, die HCM-Systeme selbst zu betreiben, oder haben wir uns entschlossen alles in die Cloud zu verlegen?

• Und viele weitere individuelle Fragen …

  Man erkennt schnell: Den einen Weg gibt es nicht. Es gibt nur den für dein Unternehmen passenden Weg – und über den sollten wir sprechen.

Was kann man jetzt schon tun?

Obwohl noch Zeit ist, kannst du jetzt schon unabhängig von deinem konkreten Zeitplan mit bestimmten Schritten starten.

• Housekeeping

  Das Thema DSGVO war nicht wirklich konkret genug, um mit dem Löschen von Daten zu starten, oder dir hat noch ein weiteres Argument gefehlt, um loszulegen? Da hätten wir eines: die Kosten der HANA-Datenbank. Bei einem Umzug auf eine HANA-Datenbank liegen die Bewegungsdaten zukünftig alle „in memory“, also in dem Speicher, der für die Höhe der Kosten ausschlaggebend ist. Und mit Bewegungsdaten meinen wir im HCM auch die Zeitwirtschaftsdaten, von denen wir reichlich haben. Du sparst also tatsächlich Kosten ein, wenn du zukünftig diese Daten regelmäßig löscht. Das spart nicht nur Geld, sondern folgt auch dem in der DSGVO definierten Grundsatz der Datensparsamkeit. Eine Win-Win-Situation.

• Upgrades

  Welchen Stand hat deine HCM-Anwendung? Viele können diese Frage wahrscheinlich noch gut beantworten, ohne im System nachschauen zu müssen. Wenn du hier noch einen Stand hast, der kleiner ist als das Enhancement Package 6, dann solltest du aktiv werden. Der Grund dafür liegt in der Transition-Strategie der SAP. Sie führt während der Transition Upgrades auf das Enhancement Package 8 durch. Das wird tatsächlich als sehr sinnvoll eingeschätzt. Und dieser Empfehlung würde ich folgen. Eine schwierige Frage für die HRler:innen: Welchen Stand hat euer Basis-Release? Zugegeben, das ist eine Frage, mit der ich mich tatsächlich auch selten beschäftigt habe. Auch hier kann ich nur empfehlen, bereits im Vorfeld das Basis-Release auf einen aktuellen Releasestand hochzuziehen. Zum einen benötigt das Enhancement Package 8 einen gewissen Release und zum anderen scheint es sinnvoll, auch im eigentlichen „Maschinenraum“ deines SAP HCM einen aktuellen Stand zu haben. Smartphone und andere technische Geräte updaten wir auch regelmäßig – warum also nicht unser SAP HCM?

• Simplification Items durchsprechen

In Simplification Items beschreibt SAP auch für das SAP HCM, welche Dinge nach einer Transition nicht mehr vorhanden sind. Und das sind einige. Beispiele gefällig? Sehr gerne: 

• IT 0005

• Beurteilungsmanagement (alt) (PA-PD-AP)

• Personalkostenplanung (bis 4.7) (PA-CM-CP)

• Vergütungsplanung (PA-CM)

• Manager’s Desktop (PA-MA)

• Veranstaltungsmanagement (PE)

• Personalbeschaffung (PA-RC)

Und auch wenn diese Beispiele dich nicht betreffen, sollten wir uns noch die anderen Themen anschauen, die hier nicht aufgelistet sind. Für die Transition von SAP HCM ECC auf SAP HCM for S/4HANA On-Premises Edition sind das ungefähr 35 sogenannte Simplification Items. Wenn du beispielsweise noch den Manager’s Desktop nutzt, ist es in meinen Augen absolut sinnvoll, im Vorfeld bereits zu Fiori Manager Self Services zu wechseln. Das sollte in einem übergreifenden Transition-Plan bereits bedacht und eingeplant sein. Gleiches gilt für Unternehmen, die noch das alte Veranstaltungsmanagement verwenden und vielleicht jetzt die Möglichkeit nutzen möchten, zu einem SAP-SuccessFactors-Learning-Management-System zu wechseln. Du siehst: im Vorfeld Themen zu besprechen, zu klären und anzugehen, erspart in der eigentlichen Transition jede Menge Stress.

Wie siehst du die Situation? Möchtest du weitere Informationen? Melde dich gerne unter michael.kleine-beckel@tserv.de.