Datenschutzinformation für Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d) nach Art. 13 und 14 DSGVO

Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Unternehmen! t.serv AG ist der Schutz Ihrer Privatsphäre ein wichtiges Anliegen, welches wir sehr ernst nehmen. Deshalb möchten wir Sie wissen lassen, welche Daten wir wann und zu welchem Zweck speichern und verwenden.

 

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO:

t.serv AG
Straubinger Straße 2
94447 Plattling

Tel. +49 (0) 9931 981400
E-Mail: applications@tserv.de

Datenschutzbeauftragte:

Wir haben eine Datenschutzbeauftragte bestellt, die für die t.serv AG gemäß Art. 37 ff DSGVO tätig ist:

Carolin Bauer
Telefon: +49 (0)8505 91927-0
E-Mail: datenschutz@tserv.de

Geltungsbereich

Diese Datenschutzinformation klärt über die Art, den Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten durch den Verantwortlichen im Zuge des Bewerbungsprozesses gemäß Art. 13 und Art. 14 DSGVO auf.

Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (betroffene Person) beziehen.

Wir erheben die Informationen in der Regel direkt bei der betroffenen Person. Personenbezogene Daten erhalten wir im Rahmen der von Ihnen in der Bewerbungssoftware zur Verfügung gestellten Unterlagen, Telefonaten, Online- und Vor-Ort-Interviews.

Insbesondere verarbeiten wir für die optimale Besetzung der vakanten Stellen folgende Informationen von Ihnen:

• Personenstammdaten: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort, Nationalität, ggf. übermitteltes Lichtbild, weitere Angaben aus dem Lebenslauf und Ihrem Anschreiben
• Kontaktdaten: Adresse, Telefonnummer, Handynummer, E-Mail-Adresse
• Qualifikationsdaten: Zeugnisse, Arbeitszeugnisse, Urkunden, Zertifikate, Referenzen
• Gegebenenfalls Angaben über besondere Kategorie von personenbezogenen Daten nach Art. 9 DSGVO: Angaben zur Religionszugehörigkeit, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheitsdaten, Angaben zur Schwerbehinderung.

Die Verarbeitung dieser besonderen Daten dient allein dazu, Ihre Bewerbungsunterlagen zur Besetzung offener Stellen zu nutzen. Die t.serv AG wird diese besonderen Informationen nicht in ihre Entscheidungen einbeziehen, außer es besteht eine gesetzliche Verpflichtung hierzu. Dies bedeutet, wir verarbeiten diese besondere Kategorie von personenbezogenen Daten nach Art. 9 DSGVO ausschließlich, wenn dies ein Gesetz erfordert. Sollten Sie die Verarbeitung dieser Daten nicht wünschen, steht es Ihnen frei neue, um diese Daten bereinigten, Bewerbungsunterlagen einzureichen. Dieses Vorgehen hat keine Konsequenzen für die Aussichten Ihrer Bewerbung.

Verpflichtung zur Übermittlung der Daten

Sie sind weder aufgrund gesetzlicher noch vertraglicher Bestimmungen verpflichtet, uns Ihre Daten zu übermitteln. Die Übermittlung Ihrer Informationen ist jedoch erforderlich, um Sie für eine zu besetzende Stelle berücksichtigen zu können.

Es besteht keine Verpflichtung, die Erlaubnis zur längeren Speicherung zu erteilen. Ohne diese Einwilligung können wir Ihre Daten jedoch nicht über den Bewerbungsprozess für eine konkrete Stelle hinaus berücksichtigen.

Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses dient der Besetzung einer offenen Stelle in unserem Unternehmen.

Für unseren Bewerberpool nutzen wir die HubSpot. Die Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie bitte der Datenschutzvereinbarung

Wenn Sie im Rahmen einer Bewerbung, gleich ob auf eine ausgeschriebene Stelle oder initiativ, eine Einwilligungserklärung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO unterzeichnet haben, gilt dies für die Aufnahme in unseren Bewerberpool und die damit verbundene längere Speicherung Ihrer Unterlagen für bis zu zwei Jahre. Erst mit unterzeichneter Einwilligungserklärung werden Sie entsprechend mit Ihren an uns übermittelten Daten in unserem Portal aufgenommen.

Auf diesen Bewerberpool greift ausschließlich die t.serv AG zu.

Der Zugriff auf Ihre Daten erfolgt durch die t.serv AG aufgrund folgender Zwecke:

1. Eine konkrete Stelle bei der t.serv AG ist zu besetzen. Somit wird das Stellenprofil mit Ihren Daten abgeglichen und Sie werden in den Bewerbungsprozess mitaufgenommen. Diese Datenverarbeitung erfolgt aufgrund §26 BDSG i. V. m. Art. 88 DSGVO zum Zwecke der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
2. Es ist eine freie Stelle bei einer weiteren zugehörigen Betriebsstätte an anderen Standorten zu besetzen. Auch hier werden Ihre Daten auf Kompatibilität mit dem Stellenprofil geprüft und bei Bedarf übermittelt. Diese Datenverarbeitung findet ebenfalls aufgrund §26 BDSG i. V. m. Art. 88 DSGVO zum Zwecke der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses statt.
3. Eine andere passende Stelle in der T.serv AG ist zu besetzen. Somit wird das Stellenprofil mit Ihren Daten abgeglichen und Sie werden in den Bewerbungsprozess mitaufgenommen. Diese Datenverarbeitung erfolgt aufgrund §26 BDSG i. V. m. Art. 88 DSGVO zum Zwecke der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
4. Ihr Profil deckt sich mit einer vakanten Stelle unseres verbundenen Unternehmens t.serv AG. Besonders im Personalwesen arbeiten wir eng mit diesem Unternehmen auf der Grundlage eines Vertrags zur gemeinsamen Verantwortlichkeit gem. Art. 26 DSGVO zusammen. Zu diesem Zweck übergeben wir Ihre Bewerbungsunterlagen an die t.serv AG. Die Datenübermittlung stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Damit wir Ihnen die Online Bewerbungsplattform von SuccessFactors bereitstellen können, arbeiten wir mit einem Auftragsverarbeiter zusammen. Der Dienstleister wird für die optimale Bereitstellung der Plattform und technischen Support im Rahmen einer Fernwartung herangezogen. Die damit verbundene potenzielle Datenverarbeitung wird durch die abgeschlossene Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO legitimiert.

Durch eingesetzte Unterauftragnehmer bei unserem Dienstleister kann es unter Umständen zu einer Datenübermittlung in sogenannte Drittländer kommen. Dieser Transfer wird durch Art. 28 i. V. m. Art. 46 ff DSGVO ermöglicht.

Bewerbung auf eine konkrete Stellenausschreibung

Wir veröffentlichen u.a. auf unserer Homepage Stellenangebote unseres Unternehmens. Sollten Sie sich für ein solches Stellenangebot interessieren, können Sie sich bei uns für dieses konkrete Angebot bewerben. Ihre Bewerbungsdaten werden dann nur für den Bewerbungsprozess verwendet und gemäß § 26 BDSG i. V. m. Art. 88 DSGVO verarbeitet.
Sollte Ihre Bewerbung nicht erfolgreich sein, werden Ihre Daten mit einer Frist von vier Monaten nach dem Ende des Bewerbungsprozesses gelöscht.

Des Weiteren bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre Bewerbungsdaten für einen Zeitraum von zwei Jahren in unserem Bewerberpool zu hinterlegen. Dadurch besteht die Möglichkeit, dass wir Ihre Daten mit weiteren Stellenangeboten abgleichen können und Sie ggf. zur Besetzung einer offenen Stelle in Betracht ziehen können. Diese Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

Sie sich, uns diese Einwilligung zu erteilen, werden Ihre Daten auf Grund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO auf die hier beschriebene Weise verarbeitet.

Sie haben das Recht, die Einwilligung zur dauerhaften Speicherung Ihrer Daten jederzeit zu widerrufen. Nach dem Widerruf Ihrer Einwilligung oder spätestens nach dem Ablauf von zwei Jahren werden Ihre Daten nicht mehr für den Bewerbungsprozess genutzt und aus unserem Bewerberpool gelöscht.

Initiativbewerbung

Es besteht die Möglichkeit, dass Sie eine Initiativbewerbung ohne Bezug auf eine konkrete Stellenausschreibung an unser Unternehmen senden. Auch diese Bewerbungen werden in unserem Unternehmen geprüft und durchlaufen den Bewerbungsprozess. Ihre Bewerbungsdaten werden dann nur für den Bewerbungsprozess verwendet und gemäß § 26 BDSG i. V. m. Art. 88 DSGVO verarbeitet. Sollte Ihre Bewerbung nicht erfolgreich sein, werden Ihre Daten mit einer Frist von vier Monaten nach dem Ende des Bewerbungsprozesses gelöscht. Auch im Falle einer Initiativbewerbung bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre Bewerbungsdaten für einen Zeitraum von zwei Jahren in unserem Bewerberpool zu hinterlegen. Die Hinweise unter dem Punkt 1. gelten bei der Initiativbewerbung analog.

Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO falls dies für unser berechtigtes Interesse erforderlich ist und Ihre Rechte dieses Interesse nicht überwiegen. Ein solches berechtigtes Interesse rechtfertigt zum Beispiel die Berücksichtigung Ihrer Bewerbung für ähnliche oder vergleichbare offene Stellen in unserem Unternehmen.

Jobbenachrichtigungen

Mittels Ihrer Zustimmung auf unserer Bewerberplattform haben Sie die Möglichkeit, sich regelmäßig einen Newsletter mit den offenen Stellenangeboten an Ihre angegebene E-Mail-Adresse von uns senden zu lassen. Diese Verarbeitung stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO durch Ihre erteilte Einwilligungserklärung. Diese Einwilligungserklärung ist jederzeit von Ihnen widerrufbar.

Active Sourcing

Im Rahmen des digitalen Recruitings werden wir Ihre sozialen beruflichen Netzwerke wie Xing oder LinkedIn auf Kompatibilität mit vakanten Stellen in unserem Unternehmen prüfen. Sollte Ihr Profil sich mit unseren Anforderungen decken, werden wir Ihnen ein personalisiertes Video zukommen lassen. Für den Fall, dass wir Ihr Interesse geweckt haben, können Sie durch das Video direkt Kontakt zu uns aufnehmen. Im Rahmen der Erstellung des Videos verarbeiten wir lediglich Ihren Namen, weitere Informationen werden nicht gespeichert.

Die Datenverarbeitung (Kompatibilitätsprüfung und Kontaktaufnahme) stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, damit wir Sie mit potenziellen Jobangeboten von uns versorgen können.

Für die Erstellung und Versendung der Videos an Ihr Xing oder LinkedIn Profil setzen wir einen Dienstleister im Rahmen einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO ein.

Bewerbungsmöglichkeit über Indeed

Um Ihnen ein breites Angebot an Bewerbungsmöglichkeiten bieten zu können, haben wir unser Firmenprofil mit Indeed so verknüpft, dass Sie sich direkt mit Ihrem Indeed Profil bei uns bewerben können. Unsere Stellenausschreibungen sind mit einer Schnittstelle versehen, welche die Bewerbungen an die t.serv AG übermittelt und Ihre Informationen automatisch in unsere Bewerbungsplattform überträgt. Diese Bewerbungsmöglichkeit stützen wir auf unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um den Bewerbungsprozess für Sie so einfach wie möglich zu gestalten. Für die Bereitstellung der Schnittstelle setzt die t.serv AG einen Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ein.

Videoüberwachung

Teile unseres Betriebsgeländes werden durch eine Videoüberwachung geschützt. Die Speicherung und Verarbeitung der so erhobenen Daten erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Da es auf unserem Betriebsgelände immer wieder zu Vandalismus und Diebstählen kommt, haben wir ein berechtigtes Interesse, auf dem Gelände eine Videoüberwachungsanlage zu betreiben. Datenverarbeitungen auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dürfen nur erfolgen, soweit dies zur Wahrung berechtigter Interessen des Unternehmens erforderlich ist und nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Die auf diesem Weg erhobenen Daten werden in unserem Unternehmen 72 Stunden gespeichert, in diesem Zeitraum ausgewertet und danach im Regelfall gelöscht. Eine längere Aufbewahrung kann sich zum Zweck der Strafverfolgung ergeben.

Weitergabe von Daten

• Datenweitergabe an unser Unternehmen

In einigen Fällen arbeiten wir mit Personaldienstleistern/Headhuntern zur optimalen Besetzung einer offenen Stelle zusammen. In diesem Fall erhalten wir Ihre Unterlagen über einen der zuvor genannten Dienstleister, mit denen Sie vorab in Kontakt standen, per E-Mail zur Verfügung gestellt. Die Datenweitergabe an unser Unternehmen stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

• Datenweitergabe durch unser Unternehmen

Die Weitergabe von Daten durch unser Unternehmen kann zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (z.B. an Behörden, Polizei usw.) erfolgen. Außerdem auf Grund unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (z.B. an Rechtsanwälte, Steuerberater, Behörden usw.)

Darüber hinaus erhalten wir Ihre Informationen von keinen weiteren Stellen und geben diese in der Regel nicht weiter. Sofern sich eine anderweitige Weitergabe Ihrer Informationen ergeben sollte, werden Sie vorab darüber informiert.

Löschung Ihrer personenbezogenen Daten

Sollte Ihre Bewerbung nicht erfolgreich sein, werden Ihre Daten mit einer Frist von vier Monaten nach dem Ende des Bewerbungsprozesses gelöscht.

Haben Sie uns Ihre Einwilligung für die Aufnahme in unserem Bewerberpool zur weiteren Verarbeitung und der damit verbundenen längeren Speicherung Ihrer Bewerbungsdaten erteilt, verarbeiten wir Ihre Daten so lange bis Sie die Einwilligung widerrufen, längstens jedoch für zwei Jahre. Nach Ablauf von zwei Jahren, werden Ihre Unterlagen sowie das Profil automatisch gelöscht.

Im Falle einer Einstellung bei t.serv AG werden Ihre Unterlagen gänzlich in die Personalakte übernommen und für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt.

Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht in ein Drittland übermittelt. Sollte dies dennoch der Fall sein, ist die Datenübermittlung aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses (z. B. Kanada), durch Einwilligung, verbindliche Unternehmensrichtlinien (Binding Corporate Rules) oder abgeschlossenen EU -Standarddatenschutzklauseln geregelt. Eine Ausnahme liegt in der Datenübermittlung an LinkedIn.de, falls Sie sich für eine Bewerbung mittels der Übermittlung Ihrer bei LinkedIn.de gespeicherten Bewerbungsunterlagen entscheiden.

Ihre Rechte als betroffene Person in unserem Unternehmen

Auskunftsmöglichkeit

Sie haben nach Art. 15 DSGVO das Recht, von dem Verantwortlichen eine Auskunft darüber zu verlangen, ob Sie persönlich betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Hierzu stellt die T.serv AG eine Übersicht über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten, die jeweiligen Empfänger oder Kategorien von Empfängern sowie eine Kopie der gespeicherten Daten zur Verfügung.

Rechte auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung

Gemäß Art. 16 DSGVO haben Sie das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie zudem das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Gemäß Art. 17 DSGVO haben Sie das Recht, von der T.serv AG zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, insofern keine andere rechtliche Anforderung der Löschung entgegensteht. Gemäß Art. 18 DSGVO haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn

• Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestreiten,
• die Verarbeitung unrechtmäßig ist und die betroffene Person die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnt und stattdessen derer eingeschränkten Nutzung beantragt,
• der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr benötigt, die betroffene Person sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt,
• Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO einlegen.

Widerrufsrecht

Sie haben das Recht, Ihre abgegebene Einwilligung jederzeit ganz oder teilweise für die Zukunft zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Im Falle eines Widerrufs kann Ihre Bewerbung jedoch gar nicht mehr oder nicht mehr im vorliegenden Umfang berücksichtigt werden. Nach Ihrem Widerruf erfolgen keine weiteren Vermittlungstätigkeiten. Eine Pflicht zur weiteren Speicherung Ihrer Daten kann sich jedoch aus gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ergeben.

Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, jederzeit gegen eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Art.6 Abs. 1 lit. e und lit. f DSGVO beruht, Widerspruch einzulegen. Die T.serv AG verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, sie kann zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die gesetzlichen Bestimmungen verstößt. Die für die t.serv AG zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht.

Stand der Datenschutzinformation

Die ständige Entwicklung macht von Zeit zu Zeit Anpassungen unserer Datenschutzprinzipien notwendig. Wir behalten uns vor, jederzeit entsprechende Änderungen vorzunehmen.